Εάν πρόκειται να στείλετε ένα γράμμα με φαξ, ακολουθήστε ορισμένους κανόνες κατά τη σύνταξή του, έτσι ώστε να διαβάζεται από τον παραλήπτη και να μην αποστέλλεται κατευθείαν στο καλάθι απορριμμάτων.
Οδηγίες
Βήμα 1
Συνθέστε ένα γράμμα σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου MS Word ή χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο που μπορεί να επιλεγεί στο MS Publisher (με το λογότυπο της εταιρείας). Εάν πρόκειται να στείλετε πίνακες, είναι αποδεκτό να χρησιμοποιήσετε και το MS EXEL. Οι εικόνες πρέπει να έχουν επέκταση.jpgG.
Βήμα 2
Το μέγεθος μιας τυπικής επιστολής που αποστέλλεται με φαξ είναι μία σελίδα Α4. Γραμματοσειρά - μέγεθος τουλάχιστον 10 σημείων. Επομένως, μην διαδίδετε τις σκέψεις σας κατά μήκος του δέντρου, ώστε να μην χρειάζεται να στείλετε ένα γράμμα σε πολλές σελίδες. Και μην προσπαθήσετε να ταιριάξετε όλες τις πληροφορίες που πιστεύετε ότι είναι απαραίτητες σε μια σελίδα χρησιμοποιώντας μεγέθη γραμματοσειρών που πλησιάζουν το μηδέν.
Βήμα 3
Να είστε σαφείς και συνοπτικοί. Εάν ο παραλήπτης σας χρειάζεται επιπλέον πληροφορίες, πίνακες πληροφοριών, φωτογραφίες, δεν θα διστάσει να σας ενημερώσει σχετικά με τους αριθμούς τηλεφώνου ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναφέρεται στην επιστολή σας. Γράψτε μόνο για το τι μπορεί να σας ενδιαφέρει ο παραλήπτης. Εάν σας έχει σταλεί ένα αίτημα, απαντήστε μόνο σε αυτό.
Βήμα 4
Μην εισάγετε πολύ μικρές εικόνες ή εικόνες με πολύπλοκα γραφικά στο κείμενο, έτσι ώστε ο παραλήπτης σας να μην έχει κυριολεκτικά «θολή» εντύπωση για εσάς, τις υπηρεσίες σας και την εταιρεία σας.
Βήμα 5
Διευθυνθείτε σε κάθε παραλήπτη με όνομα και πατρονομικό, ακόμη και αν στέλνετε επιστολές με φαξ. Φροντίστε να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη για την ανάγνωση αυτής της επιστολής και, στη συνέχεια, προχωρήστε στην παρουσίαση των πληροφοριών που έχετε σχετικά με τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας ή την απάντηση στην ερώτησή του.
Βήμα 6
Εάν ασχολείστε με την εμπορική αλληλογραφία, προσπαθήστε να προσελκύσετε την προσοχή ενός δυνητικού πελάτη με τιμές και εκπτώσεις για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας, επισημαίνοντάς τα γραφικά.
Βήμα 7
Όταν ολοκληρώσετε την επιστολή σας, φροντίστε να εκφράσετε την ελπίδα σας για περαιτέρω συνεργασία. Αναφέρετε τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου / φαξ και το e-mail του οργανισμού σας (ακόμα κι αν έχουν ήδη υποδειχθεί από εσάς νωρίτερα).
